Menetapkan Tagihan Balik
Apa itu tolak bayar? Ini adalah pembalikan biaya setelah pembelian - pembayaran dikembalikan ke pembeli dari akun penjual.
Tagihan balik mungkin paling populer untuk pembelian kartu kredit, tetapi mereka semakin banyak digunakan untuk jenis pembayaran lainnya, termasuk:
- Pembelian kartu debit
- Pembayaran dilakukan melalui layanan pembayaran ( PayPal , Square, dan lainnya)
- Draf bank elektronik
Tagihan balik menawarkan perlindungan konsumen: pembeli dijanjikan bahwa mereka tidak akan bertanggung jawab jika akun mereka memiliki aktivitas penipuan, dan mereka bahkan mungkin dapat membatalkan tagihan ketika mereka tidak puas dengan produk atau layanan.
Chargebacks seharusnya hanya digunakan sebagai pilihan terakhir; bank dan layanan pembayaran mendorong konsumen untuk menghubungi pedagang, baik itu pengecer yang menjual barang, bisnis online, atau penyedia layanan, untuk mencoba dan menyelesaikan kesalahan dan perselisihan. Tetapi jika tidak ada kesepakatan tercapai, konsumen dapat menggunakan perlindungan pembeli atau program serupa, yang memiliki kekuatan lebih besar atas pedagang.
Konsekuensi Bisnis
Jika Anda menjalankan bisnis, tagihan balik yang berlebihan dapat menimbulkan beberapa masalah nyata:
Pendapatan nol: Masalah utamanya adalah Anda tidak dibayar ketika tagihan balik menimpa akun pedagang Anda. Anda kemungkinan telah membayar biaya untuk memproses penjualan kartu kredit, tetapi berakhir dengan nol pendapatan dari transaksi yang bersangkutan. Anda mungkin telah menyediakan barang atau layanan, jadi Anda kehilangan persediaan atau waktu yang berharga.
Reputasi buruk: Tagihan balik terjadi pada semua orang, tetapi Anda tidak ingin mengembangkan reputasi. Jika bisnis Anda melihat terlalu banyak tolak bayar, jaringan pembayaran mungkin bertanya-tanya apakah bisnis Anda memanfaatkan pelanggan atau melakukan penipuan. Akun pedagang Anda mungkin ditutup, atau Anda mungkin harus berurusan dengan cadangan yang lebih tinggi dan waktu tahan lebih lama pada dana Anda.
Biaya: Anda mungkin harus membayar denda ketika tolak bayar memukul akun pedagang Anda. Terlebih lagi, Anda tidak hanya kehilangan persediaan atau waktu yang dihabiskan untuk transaksi yang bersangkutan. Anda juga mengetahui biaya tambahan apa pun yang terkait dengan pemenuhan pesanan, seperti biaya pengiriman.
Kemampuan untuk Membalikkan Biaya
Mengapa konsumen dapat membatalkan tagihan? Kemampuan untuk melakukannya berasal dari beberapa sumber dan tergantung pada situasi, jenis pembayaran yang digunakan dan alasan permintaan tagihan balik. Dengan kartu kredit, tolak bayar disahkan oleh Truth in Lending Act atau perjanjian pemrosesan kartu kredit.
Dengan kartu debit , tolak bayar diizinkan berdasarkan Undang-Undang Transfer Dana Elektronik . Namun, dengan kartu kredit dan debit, pemroses pembayaran mungkin memiliki aturan tambahan yang memungkinkan untuk tolak bayar, dan aturan tersebut cenderung memberikan perlindungan lebih bagi konsumen daripada hukum federal (kartu debit bermerek Visa dan Mastercard atau kebijakan "tanpa kewajiban", misalnya ).
Ketika menyangkut layanan pembayaran seperti PayPal, Google Wallet, dan lainnya, tolak bayar menjadi lebih rumit. Layanan tersebut mungkin menawarkan bentuk “perlindungan pembeli” mereka sendiri yang serupa dengan jaringan pemrosesan kartu kredit jika tidak, pembeli mungkin enggan untuk menggunakan layanan ini.
Pembayaran melalui layanan ini umumnya didanai oleh kartu kredit, kartu debit, dan rekening bank, sehingga konsumen meminta tolak bayar dengan bank atau layanan pembayaran mereka. Pelanggan tidak pernah memulai tagihan balik dengan pedagang yang sebenarnya.
Jaringan kartu kredit dan layanan pembayaran tampaknya paling simpatik kepada konsumen. Alasan umum untuk tolak bayar ditunjukkan di bawah ini.
- Pelanggan ditagih lebih dari satu kali
- Pelanggan tidak mengenali biaya
- Barang yang dikirim bukan barang yang dipesan
- Tuduhan itu sah, tetapi barangnya tidak pernah datang
- Pengembalian dana tidak diproses oleh pedagang
- Kualitas barang tidak memuaskan
Proses Pengembalian Beban
Proses tolak bayar dimulai dengan keluhan konsumen. Konsumen memberi tahu bank mereka bahwa ada masalah dengan transaksi di akun mereka. Untuk kesederhanaan, "bank" dapat berarti bank konsumen, bank penerbit kartu atau kartu jaringan, atau penyedia layanan pembayaran. Untuk sebagian besar sengketa, konsumen memberikan deskripsi tertulis tentang apa yang terjadi dan bukti apa pun yang tersedia.
Bergantung pada situasinya, dana mungkin dibekukan di akun pedagang atau dikreditkan ke akun pelanggan.
Kemudian bank menyelidiki, menghubungi perantara mana pun yang terlibat dengan transaksi, dan meminta informasi dari pedagang yang membuat tagihan. Pedagang memiliki kesempatan untuk memberikan bukti bahwa biaya itu sah dan bahwa pedagang tersebut memenuhi akhir perjanjian, jika berlaku, dan bank memutuskan siapa yang akan menang.
Sebuah Ounce of Prevention
Cara terbaik untuk menghadapi tolak bayar adalah dengan mencegahnya terlebih dahulu. Bisnis Anda secara umum dianggap "bersalah sampai terbukti tidak bersalah," dan itu bukan posisi yang Anda inginkan. Bagaimana Anda bisa menghindari masalah?
Berkomunikasi: Pelanggan tidak menyukai kejutan yang tidak menyenangkan, jadi bersikaplah terbuka tentang apa pun yang mungkin menghasilkan pelanggan yang tidak senang. Jelaskan dan jelaskan dengan jelas produk atau layanan Anda, dan sertakan gambar yang terperinci.
Jika ada yang salah, seperti keterlambatan pengiriman, misalnya, beri tahu pelanggan Anda sesegera mungkin. Jika pelanggan menelepon atau menulis dengan pertanyaan atau keluhan, segera tanggapi. Pelanggan menggunakan tolak bayar saat mereka merasa tidak berdaya, jadi jangan membuat mereka merasa seperti itu.
Simpan catatan yang baik: Jika tagihan balik yang tidak beralasan mengenai akun Anda, pastikan Anda dapat menyelesaikan kasus dengan cepat. Simpan setiap bukti pesanan yang dipenuhi termasuk tanda terima, faktur, dokumen pengiriman dan konfirmasi, tanda tangan, dan log server. Kadang-kadang pelanggan lupa bahwa mereka memesan dari Anda, dan menunjukkan kepada mereka bahwa bukti membersihkan segalanya dengan cepat.
Pilih dengan bijak bagaimana nama Anda ditampilkan: Ketika konsumen melihat transaksi dalam sejarah akun mereka, dapatkah mereka mengenali bisnis Anda? Pastikan nama yang muncul di laporan mutasi bank sesuai dengan konsumen yang mereka beli. Jika Anda menjual cangkir kopi, nama yang bagus mungkin "Mug Kopi Acme", tetapi "Perusahaan Acme" akan menghasilkan lebih banyak tolak bayar. Sertakan juga nomor telepon Anda jika memungkinkan.
Gunakan hati-hati: Anda mungkin berpikir bahwa penjualan adalah penjualan yang bagus, tetapi itu hanya benar jika itu adalah penjualan yang sah . Jangan membuatnya terlalu mudah bagi pencuri untuk berbelanja di toko Anda. Untuk pesanan kartu kredit, membutuhkan kode keamanan dan verifikasi alamat.
Jika pesanan tampak mencurigakan, seperti pelanggan baru dari luar negeri, dan tiba-tiba pembeli di luar negeri menempatkan pesanan terburu-buru besar, ambil waktu ekstra untuk meninjau transaksi dan menghubungi pembeli. Selain itu, jika seseorang ingin barang dikirim ke alamat yang tidak sesuai dengan alamat penagihan kartu kredit, berhati-hatilah dan selidiki lebih lanjut.
Sayangnya, Anda tidak hanya berurusan dengan pencuri menggunakan kartu kredit curian. Jenis tolak bayar lain, "penipuan ramah," terjadi ketika seseorang melakukan pembelian yang sah, menerima barang, dan kemudian membalikkan biaya, hanya karena mereka tahu mereka dapat lolos dengan itu.
Untuk mencegah penipuan yang ramah, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menyimpan catatan yang baik sehingga Anda diharapkan memiliki bukti yang cukup untuk melawan tolak bayar, dan menggunakan alat keamanan apa pun yang tersedia di akun pedagang Anda.