Apa itu lockbox?
Manfaat Kotak Kunci
Alasan utama untuk mempertimbangkan layanan kotak kunci adalah kecepatan dan efisiensi: uang masuk ke akun Anda lebih cepat, dan dengan biaya lebih rendah untuk organisasi Anda.
Ketika pelanggan atau mitra mengirimi Anda uang, Anda perlu menyetorkan dana itu. Itu berarti menunggu hingga pembayaran tiba, mengirim seseorang ke bank dengan cek (atau menyuruh seorang karyawan mengonversi pembayaran menjadi pembayaran elektronik ), dan menunggu dana untuk membersihkan di akun Anda.
Ketika Anda memiliki volume piutang yang tinggi, diperlukan sumber daya yang signifikan untuk menangani pembayaran tersebut. Terlebih lagi, menunggu kertas cek untuk pindah ke seluruh negara berarti Anda harus menunggu satu atau dua hari ekstra sebelum Anda dibayar.
Pembayaran cepat: dengan layanan lockbox, Anda dibayar lebih cepat. Dengan masukan dari bank Anda, Anda mengatur kotak surat di area geografis tertentu yang akan meminimalkan waktu surat dari pelanggan. Tentu saja, Anda tidak memiliki karyawan di lokasi tersebut - bank - jadi Anda membayar untuk kotak surat dan seseorang untuk memproses pembayaran tersebut untuk Anda.
Pengiriman beberapa kali per hari: terkadang email dikirimkan beberapa kali di pusat email bervolume tinggi, yang juga membantu Anda mengumpulkan lebih cepat.
Dengan layanan email lokal Anda, Anda mungkin hanya mendapatkan satu pengiriman per hari, yang menghasilkan waktu tambahan "mengambang" . Terutama ketika jumlah dolar besar, menunggu satu hari kerja lagi bisa mahal.
Outsourcing receivables: karyawan layanan lockbox Anda akan membuka email, memasukkan informasi apa pun dari pembayaran, dan terkadang menyediakan layanan tambahan.
Janji dari vendor adalah Anda dapat menempatkan sumber daya Anda ke bisnis inti Anda sementara membiarkan mereka menangani proses pembayaran.
Alat tambahan: beberapa penyedia lockbox menawarkan fitur tambahan yang membuat semuanya bergerak dengan lancar. Misalnya, bank Anda mungkin menyimpan catatan nomor rekening dari cek pelanggan sehingga mereka dapat mengidentifikasi cara mengkredit pembayaran jika pelanggan Anda lupa memasukkan kupon pembayaran (atau pelanggan tidak memberikan nomor akunnya). Untuk setiap item atau kesalahan aneh, bank dapat membuat situs web di mana Anda melihat "pengecualian" ini dan memutuskan apa yang harus dilakukan tentang pembayaran.
Konversi elektronik: hampir semua bank akan mengubah pembayaran menjadi pembayaran elektronik untuk Anda (bila diizinkan).
Jenis Kotak Kunci
Ada dua tipe dasar layanan lockbox: eceran dan grosir.
Kotak kunci ritel digunakan oleh organisasi yang menerima volume besar pembayaran yang relatif kecil. Misalnya, bisnis yang memiliki pelanggan di seluruh negara (seperti perusahaan telepon) mungkin menyiapkan kotak kunci di beberapa area untuk mencegah pembayaran menghabiskan beberapa hari dalam surat. Pembayaran ini sering kali datang dengan kupon pembayaran standar yang dapat dibaca komputer. Dalam banyak kasus, pembayaran tagihan "online" dari akun bank konsumen Anda berakhir di kotak kunci ini.
Lockbox grosir adalah untuk pembayaran yang lebih besar dan lebih jarang, seperti pembayaran antara mitra bisnis (pemasok, misalnya). Karena pembayaran ini bisa besar , mungkin layak mendapatkan uang di bank satu atau dua hari lebih cepat. Namun, piutang ini biasanya tidak sesederhana cek dengan kupon pembayaran standar - mereka membutuhkan lebih banyak tenaga kerja dan keahlian untuk diproses.
Kotak kunci lain dapat diatur untuk tujuan apa pun. Setiap kali suatu piutang harus melalui surat, seseorang dapat merancang solusi yang kreatif dan disesuaikan.