Kapan dan Mengapa Anda Membutuhkan Formulir W-9?
Siapa yang Harus Menerbitkan Formulir 1099-C?
Instruksi untuk Formulir 1099-MISC dari Internal Revenue Service menjelaskan berbagai situasi yang membutuhkan bisnis untuk menerbitkan Formulir 1099-MISC.
Anda harus melengkapi, mengajukan dan menerbitkan formulir ini ke semua vendor atau kontraktor — bukan karyawan — kepada siapa Anda telah membayar $ 600 atau lebih sepanjang tahun.
Seorang karyawan adalah siapa yang pekerjaan Anda atau kontrol bisnis Anda. Jika Anda membayar seseorang untuk menjawab telepon Anda, kemungkinan besar dia adalah karyawan karena Anda mengatur jam kerjanya dan mendiktekan apa yang harus dia lakukan saat dia ada di jam. Karyawan tidak membutuhkan formulir 1099-MISC.
Jika Anda membayar seseorang untuk membersihkan kantor Anda ketika Anda tidak terbuka untuk bisnis dan ia tiba dan melakukannya pada waktu yang diserahkan kepada kebijaksanaannya, kemungkinan besar ia adalah seorang kontraktor independen dan ia membutuhkan Formulir 1099-MISC. Internal Revenue Service menjelaskan poin-poin penting dalam mengidentifikasi kontraktor independen vs. karyawan.
Pengecualian terhadap Aturan Kontraktor / Vendor
Anda tidak perlu mengeluarkan formulir 1099-MISC kepada C- dan S-perusahaan atau kepada entitas yang Anda beli produknya, seperti barang dagangan yang nanti akan dijual kembali.
Pembayaran kepada kontraktor dan vendor dengan kartu debit, kartu kredit atau melalui pihak ketiga seperti PayPal juga dikecualikan — IRS menggunakan metode yang berbeda untuk melacak transaksi ini.
Kapan Harus Meminta Formulir Lengkap W-9?
Ini adalah praktik yang baik untuk meminta kontraktor independen menyediakan Formulir W-9 yang telah selesai segera setelah perusahaan tahu bahwa ia harus mengeluarkan 1099 kepadanya.
Namun terkadang kami membiarkan permintaan ini meluncur hingga Januari ketika kami sedang memeriksa catatan akuntansi kami dan menyadari bahwa kami belum berhasil melakukannya.
Jika Anda harus mengeluarkan 1099-MISC dan tidak memiliki formulir W-9 yang lengkap, sebutkan, "Hei, saya akan mengirimkan 1099-MISC Anda pada akhir Januari dan saya menyadari bahwa tidak memiliki W-9 dari Anda. Bisakah Anda mengisi satu dan mengirimkannya kepada saya? " Ini memungkinkan kontraktor mengetahui bahwa informasi pada Formulir W-9 akan digunakan untuk menghasilkan dokumen pajak tertentu.
Dorong orang-orang untuk mengirimkan Formulir W-9 lengkap mereka dengan cara yang aman. W-9 yang sudah selesai mencakup informasi sensitif seperti nomor Jaminan Sosial seseorang. Data ini harus disimpan sebagai pribadi dan seaman mungkin untuk meminimalkan risiko data jatuh ke tangan yang salah. Mengirimkan Formulir lengkap W-9 sebagai lampiran file yang tidak aman ke email tidak disarankan. Minta menerimanya melalui surat, pengiriman tangan, atau sebagai lampiran file yang dilindungi sandi ke email.
CATATAN: Undang-undang perpajakan berubah secara berkala dan informasi di atas mungkin tidak mencerminkan perubahan terbaru. Silakan berkonsultasi dengan profesional pajak untuk mendapatkan saran terbaru. Informasi yang terkandung dalam artikel ini tidak dimaksudkan sebagai nasihat pajak dan bukan merupakan pengganti nasihat pajak.
Bacaan lebih lanjut:
- Pelajari lebih lanjut tentang Formulir W-9
- Unduh Formulir kosong W-9 dari IRS (pdf)
- Unduh Petunjuk Pemohon Formulir W-9 dari IRS (pdf)
- Cara Mempersiapkan Formulir 1099-MISC untuk 2013 (Tentang Hukum & Pajak Bisnis)