Formulir W-9 adalah dokumen yang relatif sederhana
Anda mungkin juga diminta oleh bank Anda atau lembaga keuangan lainnya untuk melengkapi Formulir W-9 sehingga mereka dapat menyiapkan berbagai jenis 1099 formulir untuk melaporkan bunga, dividen, dan jenis pendapatan lain yang Anda dapatkan ke IRS. Anda bahkan mungkin diminta untuk satu saat membuka akun.
Dan, tentu saja, jika Anda atau perusahaan Anda membayar kontraktor atau konsultan independen, Anda harus berurusan dengan seluk-beluk Formulir W-9 juga. Untungnya, mereka tidak rumit.
Di mana mendapatkan Formulir W-9?
Dalam banyak kasus, bisnis atau lembaga keuangan akan memberi Anda Formulir kosong W-9 dan meminta Anda untuk menyelesaikannya. Jika tidak, jika Anda atau perusahaan Anda berada dalam posisi harus menerbitkan Formulir W-9 untuk kontraktor independen, Anda dapat mengunduh formulir dari situs web IRS.
Mengisi Formulir W-9
Menyelesaikan Formulir W-9 cukup mudah. Cukup berikan nama dan nomor Jaminan Sosial Anda. Bisnis harus menunjukkan nama mereka dan nomor identifikasi majikan mereka di sana.
Saat Anda mengirimkan Formulir W-9, Anda menyatakan kepada IRS bahwa nomor ID pajak yang Anda berikan benar dan akurat.
Tanda peringatan harus diperhatikan
Formulir W-9 adalah dokumen pajak standar. Dengan sendirinya, itu tidak menimbulkan banyak masalah, tetapi ada beberapa situasi yang mungkin melambaikan bendera merah:
- Anda tidak tahu orang atau bisnis yang meminta Anda mengisi W-9. Anda harus selalu berhati-hati saat memberikan informasi sensitif seperti nama, alamat, nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi majikan Anda. Pastikan Anda tahu siapa yang meminta Anda mengisi formulir, mengapa mereka melakukannya, dan bagaimana informasi pajak yang Anda berikan akan digunakan.
- Pastikan untuk mengirim W-9 dengan aman. Jangan mengirim W-9 Anda yang sudah selesai sebagai lampiran email yang tidak aman atau tidak terenkripsi. Gunakan metode pengiriman aman, seperti pengiriman tangan, surat, atau lampiran file terenkripsi ke email.
- Tanyakan jenis dokumen pajak apa yang diminta pemohon untuk Anda berikan. Jika Anda tidak yakin mengapa Anda diminta untuk menyelesaikan W-9, tanyakan jenis dokumen pajak apa yang dapat Anda terima ketika informasi digunakan.
- Anda mengharapkan Formulir W-4 sebagai gantinya. Jika Anda memulai pekerjaan baru dan majikan baru Anda memberi Anda W-9 untuk diisi, tanyakan apakah Anda akan bekerja sebagai kontraktor independen yang bekerja sendiri atau sebagai karyawan. Karyawan melengkapi Formulir W-4 untuk mengatur pemotongan pajak mereka. Orang yang bekerja sendiri tidak memiliki pajak yang dipotong dari gaji mereka - mereka bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran kepada IRS sendiri.
Tips untuk Mengisi Formulir W-9 Jika Anda adalah Perusahaan Terbatas
- Jika LLC Anda adalah entitas pajak sendiri yang terpisah, seperti kemitraan, C-corporation atau S-corporation, laporkan nama LLC dan nomor identifikasi pemberi kerja federal pada Formulir W-9. Periksa kotak klasifikasi pajak yang sesuai, menunjukkan apakah Anda adalah kemitraan, C-corporation atau S-corporation. Jangan centang kotak perusahaan terbatas. Ini terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi itulah yang dikatakan IRS dalam instruksi-instruksinya.
- Jika LLC dimiliki oleh LLC lain, Anda kemudian akan memeriksa kotak perseroan terbatas. Anda juga harus menunjukkan klasifikasi pajak dari orang tua LLC.
- Jika LLC dimiliki oleh satu anggota , tandai klasifikasi pajak dari pemiliknya.
- Jika LLC dimiliki oleh satu anggota yang merupakan seseorang , IRS menginstruksikan bahwa Anda harus menunjukkan nama pemilik pada baris “nama” dan nama LLC pada “baris nama bisnis.” IRS lebih suka bahwa Anda melaporkan nomor Jaminan Sosial pemilik alih-alih nomor identifikasi pemberi kerja federal perusahaan LLC.
Tips Jika Anda Tunduk pada Pemotongan Cadangan Wajib
Anda juga harus menyatakan pada Formulir W-9 apakah Anda tunduk pada pemotongan cadangan . Ini menahan dengan tarif tetap sebesar 28 persen atas pembayaran yang dilakukan kepada Anda atau bisnis Anda dalam keadaan tertentu.
Ada dua alasan umum untuk menahan cadangan: Nama Anda dan SSN tidak cocok dengan catatan IRS, atau Anda memiliki satu atau lebih hutang pajak dan IRS telah memberi tahu Anda bahwa Anda wajib melakukan pemotongan cadangan wajib hingga pajak ini dibayar penuh .
Kebanyakan pembayar pajak dibebaskan dari pemotongan cadangan, tetapi jika IRS telah memberi tahu Anda bahwa Anda tunduk padanya, Anda harus mencoret bahasa dalam bullet point # 2 di area sertifikasi. Bagian ini berbunyi:
"2. Saya tidak dikenakan pemotongan cadangan karena: (a) saya dibebaskan dari pemotongan cadangan, atau (b) saya belum diberitahu oleh Internal Revenue Service (IRS) bahwa saya dikenakan pemotongan cadangan sebagai akibat dari kegagalan untuk melaporkan semua bunga atau dividen, atau (c) IRS telah memberi tahu saya bahwa saya tidak lagi tunduk pada pemotongan cadangan. "
Jawaban untuk Pertanyaan yang Sering Diajukan
Seberapa sering saya harus memperbarui Formulir W-9?
Anda harus mengirimkan Formulir W-9 baru setiap kali informasi Anda berubah. Isi W-9 baru jika nama, nama bisnis, alamat, nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi majikan Anda telah berubah.
Saya menerima W-9 dari sumber yang tidak mungkin. Apa yang harus saya lakukan?
Beberapa orang telah menerima permintaan untuk Formulir W-9 dari tuan tanah dan orang lain atau bisnis. Formulir W-9 digunakan untuk secara resmi meminta seseorang atau bisnis untuk memberikan nama mereka, alamat dan nomor identifikasi wajib pajak sehingga pihak yang meminta dapat dengan benar mengeluarkan dokumen pajak ke IRS. Secara umum, bisnis apa pun yang membayar bunga, dividen, kompensasi non-karyawan, atau jenis lain dari penghasilan yang dapat dilaporkan mungkin akan meminta Formulir W-9, sehingga tampaknya tidak mungkin seorang pemilik akan meminta Anda untuk menyelesaikannya. Jika Anda menerima W-9 dari sumber yang tidak diharapkan yang tidak Anda harapkan akan membayar uang Anda untuk alasan apa pun, tanyakan mengapa itu diperlukan. Jangan menyelesaikannya dan kirimkan jika Anda merasa was-was, paling tidak tanpa berkonsultasi dengan profesional pajak terlebih dahulu.
Saya menerima W-9 dari majikan saya. Apa yang harus saya lakukan?
Jika Anda atau sedang diperlakukan sebagai karyawan dengan gaji rutin dan majikan Anda tiba-tiba meminta Anda mengisi Formulir W-9, ini menunjukkan bahwa majikan Anda sekarang ingin memperlakukan Anda sebagai kontraktor independen. Ini bisa menjadi situasi yang agak sulit. Di satu sisi, ada beberapa alasan yang sah mengapa Anda mungkin menjadi kontraktor independen daripada seorang karyawan. Di sisi lain, pengusaha terkadang mengalami kesulitan keuangan dan tidak mampu lagi membayar setengah dari pajak gaji mereka.
Jika Anda mendapatkan W-9 dari majikan Anda, pertama-tama tanyakan pada diri Anda apakah Anda seorang karyawan atau kontraktor independen. Jika Anda berpikir Anda seorang karyawan dan tidak dapat mencapai konsensus setelah berbicara dengan majikan Anda, Anda dapat meminta IRS untuk menentukan status pekerjaan Anda. Tentu saja, majikan Anda mungkin tidak menghargai ini, tetapi lebih baik aman daripada menyesal. Jika majikan Anda mereklasifikasi Anda sebagai kontraktor independen, Anda menjadi bertanggung jawab untuk membayar setengah dari pajak gaji sebagai pajak wirausaha.