Cara Aman Terbaik untuk Mengirim Dokumen Pajak ke Akuntan Anda

by William Perez

Tolak Desakan untuk Menggunakan Email

Di jaman internet, menjadi semakin umum pada waktu pajak bagi orang untuk meminta bantuan profesional dan akuntan yang mungkin berada pada jarak yang tidak nyaman. Anda dapat tergoda untuk hanya mengirim email ke informasi yang diperlukan, tetapi itu bukan ide terbaik.

Anda akan ingin memastikan bahwa dokumen pajak Anda dikirimkan ke akuntan publik bersertifikat, agen terdaftar, atau profesional pajak lainnya dengan cara yang paling aman dan andal. Dokumen pajak berisi informasi yang sangat sensitif seperti nama, alamat, nomor Jaminan Sosial untuk Anda dan tanggungan Anda, berapa banyak uang yang Anda hasilkan, dan di mana Anda bank. Dan itu hanya untuk permulaan. Jika data itu jatuh ke tangan yang salah, Anda bisa menjadi korban pencurian identitas.

Berikut adalah beberapa tips untuk memastikan dokumen Anda dan data Anda tiba di tujuan mereka secara utuh dan aman.

Diperbarui pada Januari 2018 oleh Beverly Bird

01 Buat Daftar

Buat daftar semua W-2 , 1099, dan dokumen terkait pajak lainnya. Ini menyelesaikan dua hal: Anda akan tahu persis apa yang Anda kirim ke akuntan Anda dan jika ada sesuatu yang hilang dan tidak sampai di ujung yang lain, Anda dapat mengidentifikasi apa itu. Anda juga akan memiliki awal daftar periksa untuk persiapan pajak tahun depan.

02 Buat Salinan Cadangan

Jika Anda mentransmisikan salinan kertas sebenarnya dari dokumen pajak Anda, bantulah diri Anda sendiri dan salin semuanya terlebih dahulu. Dengan cara itu Anda tidak akan tanpa informasi penting jika mereka memang tersesat. Anda dapat memfotokopi atau memindainya menjadi file gambar atau PDF, lalu menyimpannya di PC Anda dan di flash drive sebagai tindakan pencegahan tambahan. Namun Anda melakukannya, pastikan Anda memiliki salinan cadangan sebelum mengirim dokumen ke akuntan Anda.

03 Opsi Terbaik adalah Pengiriman Tangan

Ketika seorang mata-mata ingin memastikan bahwa dokumen dikirimkan ke orang yang tepat pada waktu yang tepat di film, dia menyerahkannya secara langsung. Dia tidak mengambil peluang bahwa itu mungkin dicegat.

Anda dapat menerapkan taktik lama sekolah ini untuk bekerja dengan Anda secara pribadi mengirimkan dokumen pajak Anda ke akuntan Anda jika keadaan memungkinkan. Paling tidak, serahkan kepada asisten, sekretaris, resepsionis, atau personel kantor lainnya. Ini menghilangkan risiko apa pun yang akan hilang dalam transmisi atau disadap oleh penyadap.

04 Mengirimkan Dokumen Anda

Pengiriman surat cukup aman dan mungkin merupakan opsi terbaik kedua Anda jika Anda tinggal di Philadelphia dan akuntan Anda berada di Pittsburgh sehingga pengiriman langsung bukan merupakan pilihan.

Dokumen Anda dilindungi dari penyadapan biasa karena dibungkus dalam amplop. Membuka surat orang lain adalah kejahatan, setidaknya di AS, dan sementara itu mungkin tidak menghalangi penjahat yang ditentukan, setidaknya ada undang-undang tentang buku-buku untuk menghukum pelanggar.

Bisa dikatakan, dokumen bisa dan kadang-kadang hilang atau rusak dalam surat, jadi mungkin lebih baik mengirim salinan cadangan yang Anda buat daripada yang asli. Dan pertimbangkan untuk menggunakan beberapa bentuk pengiriman atau konfirmasi tanda tangan, atau mengabaikan Layanan Pos AS sepenuhnya dan menggunakan layanan pengiriman bukan seperti Federal Express atau UPS.

05 Meng-Fax Dokumen Anda

Mengirimkan dokumen ke akuntan Anda dapat menjadi cara cepat untuk mengirimnya dan itu relatif aman. Selama saluran telepon akuntan tidak disadap, kemungkinan besar transmisi Anda tidak akan disadap oleh pencuri identitas. Tetapi pastikan Anda benar-benar memiliki nomor faks yang benar.

Ada beberapa kelemahan. Dokumen yang dikirim melalui faks terkadang sulit dibaca dan hal terakhir yang ingin dilakukan oleh seorang profesional pajak adalah menebak apakah ada angka enam atau delapan atau perlu waktu tambahan untuk menghubungi Anda untuk mencari tahu. Faks bekerja paling baik jika Anda hanya perlu mengirim beberapa halaman. Untuk dokumen yang lebih panjang dan terutama untuk dokumen yang berisi informasi di kedua sisi halaman, pengiriman faks mungkin bukan solusi terbaik.

06 Jika Anda Harus Menggunakan Email ...

Email nyaman dan cepat, tetapi dapat menawarkan keamanan sebanyak kartu pos. Kecuali Anda melakukan tindakan pencegahan, setiap operator jaringan dapat melihat isi email Anda dan melihat lampiran Anda. Entah mereka memperhatikan dan benar-benar melacak isinya di samping intinya — masih ada potensi.

Periksa apakah akuntan Anda menggunakan perangkat lunak pertukaran file yang aman seperti LeapFile. Banyak yang, menurut Chip Capelli, akuntan yang berlokasi di Provincetown, Massachusetts, dan ini bisa menjadi pengubah permainan.

Paling tidak, letakkan dokumen pajak Anda di dalam pembungkus terenkripsi seperti file DOC, PDF, atau ZIP yang dilindungi kata sandi. "Pindai semuanya ke PDF dan kemudian kata sandi melindunginya," saran Capelli. Jangan pernah mengirim informasi yang ingin Anda simpan pribadi, seperti nomor Jaminan Sosial Anda, sebagai teks biasa di badan pesan email Anda. Bagaimana jika Anda secara tidak sengaja mengirim pesan ke alamat yang salah atau email Anda dipindai dan data yang diambil oleh penyedia layanan Anda? Mengambil tindakan pencegahan untuk mengamankan dokumen pajak Anda membantu melindungi keuangan Anda.

Jika Lebih buruk Datang ke Terburuk

Hubungi Layanan Internal Revenue segera jika Anda menemukan bahwa Anda telah berkompromi meskipun ada upaya terbaik Anda. Bahkan, Anda dapat menghubungi IRS jika Anda bahkan berpikir bahwa Anda mungkin telah disusupi. IRS akan menyelidiki. Kirim Formulir 10439 untuk melaporkan penipuan pajak atau dugaan penipuan atas sifat ini. Anda dapat mengakses formulir di situs web IRS bersama dengan informasi di mana Anda harus mengirim atau mengirim faks melalui pos.