Mengapa Perusahaan Mengabaikan?
Ada banyak alasan mengapa perusahaan dapat memilih untuk melakukan outsourcing fungsi bisnis tertentu. Beberapa alasan paling umum termasuk:
- Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi
- Meningkatkan fokus perusahaan
- Mendapatkan akses ke kapabilitas kelas dunia
- Membebaskan sumber daya internal untuk tujuan lain
- Memperlancar atau meningkatkan efisiensi untuk fungsi yang memakan waktu
- Memaksimalkan penggunaan sumber daya eksternal
- Berbagi risiko dengan perusahaan mitra
Tetapi alasan-alasan ini tidak cukup untuk menerapkan program outsourcing yang sukses. Bahkan, perusahaan harus memastikan bahwa mereka mempertimbangkan semua komponen dan dapat memenuhi persyaratan untuk outsourcing yang sukses.
Persyaratan untuk Keberhasilan Outsourcing
Pada hari-hari awal, pengurangan biaya atau jumlah pegawai adalah alasan paling umum untuk melakukan outsourcing. Saat ini, pengemudi seringkali lebih strategis dan fokus untuk melakukan kegiatan penambahan nilai di dalam perusahaan di mana organisasi dapat memanfaatkan kompetensi intinya sendiri.
Area penting untuk program outsourcing yang sukses meliputi:
- Kejelasan tentang tujuan dan sasaran perusahaan
- Visi dan rencana strategis
- Pilihan vendor
- Manajemen hubungan
- Subkontrak dan perjanjian vendor yang terstruktur dengan benar
- Komunikasi terbuka dengan mempengaruhi para pemangku kepentingan
- Dukungan dan keterlibatan kepemimpinan senior
- Perhatian yang cermat terhadap masalah personel
- Pendanaan keuangan jangka pendek
Mari selami sedikit lebih dalam dua persyaratan ini: komunikasi terbuka dan dukungan kepemimpinan eksekutif dan senior.
Komunikasi Terbuka
Komunikasi terbuka dan dukungan eksekutif sangat penting untuk proses outsourcing yang sukses. Pertimbangan tambahan harus untuk Kesepakatan Tingkat Layanan yang bisa diterapkan (SLA), yang tersedia secara terbuka, untuk semua staf yang terlibat.
Apa pun hasil dari pengaturan outsourcing, mengelola perubahan merupakan hal mendasar bagi keberhasilan program. Menilai persyaratan pemangku kepentingan adalah bagian pertama dari proses ini, dan memiliki saluran komunikasi terbuka selama waktu ini sangat penting. Semua orang yang terlibat harus terlibat dalam prosesnya.
Dukungan Eksekutif
Tujuan strategis, seperti inisiatif outsourcing, harus berasal dari eselon teratas perusahaan. Manajemen senior harus mengartikulasikan tujuan dan sasaran dari inisiatif outsourcing dan mengkomunikasikan bagaimana proses akan menguntungkan organisasi.
Para manajer masa kini melihat ke depan dan mengakui bahwa tanggung jawab untuk memastikan keberhasilan inisiatif outsourcing perusahaan mereka tidak berhenti ketika tinta telah mengering pada kontrak, tetapi sayangnya, ini tidak selalu terjadi.
Bagaimana Menghindari Gagal Outsourcing dengan Manajemen Hubungan
Kombinasi ketidakpastian dan kurangnya perhatian terhadap rincian penting telah menciptakan skenario saat ini di mana, menurut The Gartner Group, 25 persen kontrak outsourcing akan dinegosiasi ulang atau dibatalkan dalam waktu tiga tahun. Pengelolaan hubungan yang berkelanjutan adalah penting. Manajemen senior harus tetap terlibat selama pelaksanaan kontrak.
Tidak hanya harus ada prosedur eskalasi yang didefinisikan dengan jelas, tetapi manajemen senior harus bertemu pada interval yang tepat untuk membahas hubungan outsourcing. Pertemuan juga harus diadakan di tingkat operasional untuk menangani kerja kontrak outsourcing dalam praktek, untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang telah dihadapi, dan untuk menyetujui perubahan untuk memastikan kepuasan yang berkelanjutan.