Setiap akun dalam persamaan ini ditampilkan pada neraca dan akuntan perusahaan menggunakan entri debit dan kredit untuk mencatat transaksi ke setiap akun.
Akuntansi entri ganda telah digunakan selama lebih dari 600 tahun dan pertama kali terlihat digunakan oleh bank dan pedagang di Italia.
Akuntansi Double-Entry Ditetapkan
Sesuai dengan namanya, akuntansi entri ganda adalah metode akuntansi standar yang melibatkan pencatatan setiap transaksi dalam setidaknya dua akun, menghasilkan debit ke satu atau beberapa akun dan kredit ke satu atau beberapa akun.
Jumlah total transaksi dalam setiap kasus harus seimbang, memastikan bahwa semua dolar dipertanggungjawabkan. Debit biasanya dicatat di sisi kiri buku besar, sedangkan kredit biasanya dicatat di sisi kanan.
Perusahaan yang dipegang publik harus menggunakan sistem akuntansi double-entry, seperti yang diharuskan oleh hukum. Perusahaan publik harus mengikuti aturan dan metode akuntansi yang ditentukan oleh prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP), yang dikendalikan oleh entitas nonpemerintah, Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB).
Akuntansi entri ganda juga berfungsi sebagai cara yang paling efisien bagi perusahaan untuk memantau pertumbuhan keuangannya, terutama ketika skala bisnis berkembang.
Menjaga Buku Akurat
Ketika bisnis perusahaan berkembang, kemungkinan kesalahan administrasi meningkat. Meskipun akuntansi entri ganda tidak mencegah kesalahan sepenuhnya, itu membatasi efek kesalahan pada akun secara keseluruhan.
Karena akun disiapkan untuk memeriksa setiap transaksi untuk memastikan saldo keluar, kesalahan akan ditandai ke akuntan dengan cepat, sebelum kesalahan menghasilkan kesalahan berikutnya dalam efek domino. Selain itu, sifat struktur akun membuatnya lebih mudah dilacak kembali melalui entri untuk mencari tahu dari mana kesalahan berasal.
Jenis Akun
Ketika Anda menggunakan akuntansi entri ganda, Anda perlu menggunakan beberapa jenis akun. Di bawah ini adalah beberapa jenis akun utama.
Akun aset menunjukkan dolar yang terkait dengan hal-hal yang dimiliki bisnis, seperti uang tunai di rekening gironya atau harga yang dibayarkan untuk gudangnya.
Kewajiban rekening menunjukkan apa yang perusahaan berutang, seperti hipotek bangunan, pinjaman peralatan atau kartu kredit saldo.
Akun pendapatan mewakili uang yang diterima, seperti pendapatan penjualan dan pendapatan bunga.
Akun pengeluaran menunjukkan uang yang dihabiskan, termasuk barang yang dibeli untuk dijual, biaya penggajian, sewa, dan iklan.
Sistem double-entry membutuhkan bagan akun, yang terdiri dari semua neraca dan laporan laba rugi di mana akuntan membuat entri. Perusahaan tertentu dapat menambahkan akun dan menyesuaikannya untuk lebih mencerminkan kebutuhan operasi, akuntansi, dan pelaporan perusahaan.
Menggunakan Perangkat Lunak Akuntansi
Sebagian besar perangkat lunak akuntansi untuk bisnis menggunakan akuntansi double-entry; tanpa fitur itu, seorang akuntan akan mengalami kesulitan dalam melacak informasi seperti inventaris dan hutang dan mempersiapkan akhir tahun dan catatan pajak. Struktur akuntansi double-entry dasar dilengkapi dengan paket perangkat lunak akuntansi untuk bisnis. Saat menyiapkan perangkat lunak, perusahaan akan mengonfigurasi bagan generik akunnya untuk mencerminkan akun yang sebenarnya sudah digunakan oleh bisnis.
Perangkat lunak akuntansi biasanya menghasilkan beberapa jenis laporan keuangan dan akuntansi yang berbeda selain neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Laporan yang biasa digunakan, yang disebut neraca uji coba, mencantumkan setiap akun dalam buku besar yang memiliki aktivitas apa pun.
Neraca percobaan melabelkan semua akun yang memiliki saldo debit normal dan mereka dengan saldo kredit normal.
Jumlah saldo uji coba harus selalu nol, dan total debit harus sama persis dengan total kredit.
Contoh Akuntansi Double-Entry
Sebagai contoh akuntansi entri ganda, jika Anda akan mencatat pendapatan penjualan sebesar $ 500, Anda perlu membuat dua entri: entri debet sebesar $ 500 untuk meningkatkan akun neraca disebut "Uang Tunai" dan entri kredit sebesar $ 500 hingga meningkatkan akun laporan laba rugi yang disebut "Pendapatan."
Contoh lain mungkin adalah pembelian komputer baru seharga $ 1.000. Dalam contoh ini, Anda perlu memasukkan $ 1.000 debet untuk meningkatkan laporan pengeluaran "Beban" teknologi penghasilan Anda dan kredit $ 1.000 untuk mengurangi akun "Uang" neraca Anda.
Kebalikannya juga berlaku: Jika perusahaan Anda meminjam uang dari bank, aset Anda akan meningkat tetapi liabilitas Anda juga akan meningkat dengan jumlah yang sama. Akuntansi double-entry memeriksa akurasi karena setelah menyelesaikan entri Anda, jumlah akun dengan saldo debit harus sama dengan jumlah akun saldo kredit, memastikan bahwa Anda telah menangkap kedua bagian transaksi.