Apa itu Cek yang Luar Biasa?
Cek yang luar biasa adalah cek yang telah ditulis tetapi tidak pernah disajikan untuk pembayaran. Seseorang atau bisnis menulis cek, dan penerima gagal menyimpan atau menguangkan cek.
Akibatnya, jadi cek itu luar biasa — masih ada di suatu tempat.
Mengapa Pemeriksaan Luar Biasa?
Ketika Anda membayar dengan cek, penerima pembayaran Anda harus menyetor atau menguangkan cek untuk mengumpulkan pembayaran.
Bank penerima pembayaran akan meminta uang dari bank Anda, dan transaksi selesai ketika bank Anda mengirim dana ke bank penerima pembayaran (atau mentransfer uang ke rekening penerima pembayaran, jika Anda berdua menggunakan bank atau credit union yang sama).
Jika penerima cek tidak pernah melakukan apa-apa dengan itu — atau jika cek hilang atau hancur — uang itu tetap ada di akun pemeriksa. Sementara itu mungkin tampak seperti hal yang baik bagi pemeriksa naskah, beberapa masalah muncul.
Keseimbangan akun meningkat: Jika Anda menulis cek dan uang tidak pernah meninggalkan akun Anda, Anda mungkin akhirnya berpikir bahwa Anda dapat membelanjakan dana tersebut. Tetapi uang itu milik orang lain. Jika mereka mendepositkan cek ketika Anda tidak mengharapkannya, Anda akan berakhir dengan uang lebih sedikit dari yang Anda kira, mungkin overdrawing akun Anda dan memantul cek .
Aset yang tidak diklaim: Bisnis perlu melacak item yang luar biasa untuk menghindari melanggar hukum properti yang tidak diklaim. Jika pembayaran kepada karyawan atau vendor gagal, mereka akhirnya harus mengalihkan aset tersebut ke negara. Sebagian besar negara bagian mewajibkan perusahaan untuk melakukannya setelah beberapa tahun, tetapi periksa dengan regulator setempat untuk perincian di negara Anda.
Akuntansi bisnis: Bisnis juga perlu melacak pendapatan, pengeluaran, dan hutang. Ketika pembayaran tetap luar biasa, keadaan menjadi lebih rumit. Pembayaran berjalan di buku besar umum, tetapi bisnis perlu melakukan penyesuaian selama rekonsiliasi , dan mereka mungkin perlu menerbitkan kembali cek basi. Jika bisnis tidak menangani situasi dengan benar, mereka melanggar hukum.
Apa yang harus dilakukan Tentang Pemeriksaan yang Luar Biasa
Bersikap proaktif tentang pemeriksaan yang luar biasa dan selesaikan hal-hal sesegera mungkin. Jangan berasumsi bahwa itu adalah hari keberuntungan Anda dan Anda dapat menggunakan uang itu untuk tujuan lain. Anda masih berhutang uang, dan Anda harus membayarnya cepat atau lambat — apakah itu ditujukan kepada penerima pembayaran yang dituju atau kepada negara. Gunakan sistem akuntansi yang mengurangi cek yang belum dipotong dari dana Anda yang tersedia.
Telepon atau tulis: Jika Anda melihat bahwa cek belum disetorkan, hubungi penerima pembayaran. Panggilan telepon atau email yang sederhana baik-baik saja — cukup check in untuk memastikan mereka menerima pembayaran dan menanyakan apakah mereka akan menyetorkan cek. Jika itu tidak berhasil, itu adalah ide yang baik untuk mengirim surat yang memberi tahu mereka bahwa cek itu belum disajikan, dan mereka harus memberi tahu Anda jika mereka belum menerima pembayaran.
Jika Anda membutuhkan template, gunakan contoh Surat untuk Cek Luar Biasa .
Simpan catatan: Dokumentasikan komunikasi apa pun yang Anda kirim atau terima tentang pemeriksaan yang luar biasa. Anda mungkin perlu membuktikan kepada pembuat peraturan bahwa Anda melakukan upaya yang wajar untuk menyelesaikan pembayaran, tetapi penerima pembayaran tidak bekerja sama, atau tidak mungkin menghubungi penerima pembayaran.
Pembayaran tagihan online: Sebagai seorang individu, Anda dapat mengurangi penarikan "kejutan" di akun pribadi Anda dengan menggunakan pembayaran tagihan online daripada menulis cek: Bank memotong dana dari rekening giro Anda saat cek dicetak. Tetapi dana akan dikembalikan ke akun Anda jika penerima pembayaran gagal menyetor cek dalam waktu tertentu (biasanya enam bulan atau kurang).
Haruskah Anda Menulis Cek Lain?
Setelah berbicara dengan penerima pembayaran Anda, mereka dapat meminta Anda untuk mengirim cek lagi, yang akan mereka janji untuk setor segera.
Sebelum melakukannya, minta mereka mengembalikan cek lama, jika memungkinkan. Ini menghilangkan kemungkinan bahwa mereka akan (sengaja atau tidak sengaja) menyetorkan kedua cek.
Mungkin perlu untuk mengeluarkan cek baru tanpa mendapatkan cek lama kembali. Cek mungkin telah hilang karena alasan apa pun, dan penerima pembayaran Anda membutuhkan yang baru. Ini menempatkan Anda dalam situasi yang rumit karena Anda akan memiliki dua cek untuk satu pembayaran. Jika cek lama disimpan, bank Anda mungkin akan menerima cek, dan Anda membayar dua kali lipat. Bank umumnya tidak akan menghargai cek yang ditulis lebih dari enam bulan yang lalu , tetapi cukup sering terjadi bahwa Anda harus berhati-hati (bahkan jika Anda mencetak "Void setelah 90 hari" atau sesuatu yang serupa pada cek Anda).
Dua strategi dapat melindungi Anda:
Hentikan pembayaran: Jika jumlahnya cukup besar untuk menimbulkan masalah (atau jika Anda tidak mempercayai penerima pembayaran), pertimbangkan meminta bank Anda untuk "menghentikan pembayaran" pada cek lama. Pendekatan ini tidak sempurna, tetapi dapat membantu melindungi Anda. Hentikan permintaan pembayaran biaya uang, dan mereka hanya bertahan selama enam bulan, jadi Anda mungkin harus mengulangi proses beberapa kali.
Dapatkan persetujuan: Minta penerima pembayaran untuk menandatangani dokumen yang menjanjikan untuk tidak menyetor kedua cek (contoh surat yang tertaut ke atas mengandung bahasa ini). Itu tidak akan mencegah penerima pembayaran menyetor dua kali, tetapi menambahkan pengingat dan jejak kertas yang mungkin berguna.
Mengapa Cek Tidak Dapat Diuangkan?
Cek tidak disimpan karena beberapa alasan.
- Tidak terburu-buru: Alasan paling sederhana mungkin adalah bahwa penerima pembayaran tidak sempat memproses cek. Mungkin mereka tidak membutuhkan uang tunai dengan segera, dan mereka sibuk melakukan hal lain.
- Jatuh melalui retakan: Cek juga bisa hilang dalam tumpukan kertas atau jatuh di belakang meja. Sekali lagi, jika uang itu tidak penting bagi penerima pembayaran, itu tidak mendapat perhatian.
- Masalah pengiriman: Akhirnya, cek dapat dikembalikan kepada Anda melalui pos jika alamat penerima pembayaran telah berubah, tetapi proses itu bisa sangat lama.
Cek Diterbitkan untuk Anda
Jika cek diberikan kepada Anda dan masih ada setelah enam bulan, hubungi penerbit cek dan minta penggantian. Anda mungkin perlu mengembalikan cek asli atau menandatangani dokumen yang mengatakan bahwa cek hilang atau rusak (dan Anda tidak akan mencoba untuk menyetorkan kedua cek). Jika Anda tidak dapat menemukan penerbit, periksa dengan program properti Anda yang terbengkalai untuk mengklaim aset.