Pengarsipan data keuangan adalah preferensi pribadi dan bukan persyaratan (meskipun sering mencadangkan !). Beberapa pengguna Quicken membuat salinan arsip dari data mereka pada akhir setiap tahun, tetapi Anda mungkin memutuskan untuk mengarsipkan bagian dari file data setelah berumur beberapa tahun.
Perintah arsip di Quicken membuat salinan transaksi sebelum dan termasuk tanggal yang Anda tentukan. Anda tidak kehilangan transaksi apa pun sejak pengarsipan dalam perangkat lunak ini tidak membagi transaksi yang diarsipkan dari file data asli.
Sebelum memulai, pastikan Anda bekerja dengan file data yang ingin Anda arsipkan. Jika Anda hanya menggunakan satu file data, ini bukan masalah.
01 Bagaimana Quicken Archive Works dan Getting Started
Catatan: Jika Anda menggunakan versi Quicken yang lebih lama, Anda akan melihat jendela Salinan Akhir Tahun yang ditampilkan di halaman ini. Versi yang lebih baru menampilkan gambar di Langkah 2 dari tutorial ini.
Mulai Proses Arsip Arsip Quicken
Jika Anda menggunakan versi Quicken yang lebih lama:
- Di Quicken, klik File di kiri atas, lalu Operasikan File
- Klik pada Salinan Akhir Tahun
- Pilih Arsip dan klik OK
Jika Anda menggunakan versi Quicken yang lebih baru, Anda akan melihat jendela Buat Salinan Akhir Tahun dengan dua opsi:
- Pilih ini untuk mengarsipkan data Anda sambil menyimpan semua transaksi dalam file data Anda: File Data Saat Ini, pilih Do Nothing. File data saya saat ini akan tetap tidak berubah.
- Pilih opsi ini dengan tanggal untuk menghapus transaksi lama dari file data Anda pada saat yang sama Anda mengarsip: Saya hanya ingin transaksi dalam file data saya saat ini dimulai dengan tanggal ini. Di masa depan, Anda dapat mengakses transaksi yang telah dipotong dari file data Anda dengan membuka file arsip.
02 Atur Nama File dan Lokasi untuk File yang Diarsipkan
Versi Quicken yang Lebih Tua: Quicken memberikan nama ke file arsip dengan meletakkan dua digit terakhir tahun ini di akhir nama file.
Versi yang lebih baru: Quicken menambahkan BKP ke nama file.
Anda dapat mengubah nama file dan lokasi tidak peduli tahun berapa versi Quicken Anda.
Menamai file arsip Quicken:
- Nama file data dimulai dengan garis miring dan diakhiri dengan .QDF. Masukkan nama file baru secara langsung antara garis miring dan .QDF.
- Karakter-karakter ini tidak dapat digunakan dalam nama file: *? | ": \ /.
- Sama seperti kebanyakan orang menerima nama file default Quicken, paling mudah menerima lokasi file juga. Anda dapat mengubah lokasi dengan mengklik Telusuri di samping nama file, lalu menavigasi struktur file komputer Anda ke lokasi yang Anda inginkan disimpan arsip. Jika Anda ingin menyimpan arsip pada CD, USB atau sumber media eksternal lainnya, pilih huruf drive setelah Anda mengklik Browse. Untuk menyimpan file arsip ke layanan pencadangan online, pilih folder file dan / atau huruf drive yang digunakan layanan Anda. Jika Anda tidak dapat menemukan ini, cukup simpan file arsip ke desktop Anda, kemudian pindahkan ke folder atau aplikasi layanan cadangan.
- Lampiran Quicken hanya akan diarsipkan jika tersedia cukup ruang di komputer Anda.
03 Pilih Tanggal untuk File Arsip Quicken
Jika Anda memiliki versi Quicken yang lebih baru dan Anda memilih opsi "Do nothing" yang dibahas pada Langkah 1, ikuti petunjuk ini. Jika Anda memilih opsi lain, lewati ke langkah berikutnya.
Jika Anda menggunakan versi Quicken yang lebih lama, ikuti petunjuk ini:
- Baik menerima tanggal arsip Quicken untuk "mengarsipkan data hingga dan termasuk" atau mengubah tanggal untuk mengarsipkan transaksi yang terjadi sebelum dan pada tanggal yang Anda tentukan.
- Anda dapat mengklik di kotak tanggal dan ketik tanggal baru.
- Atau, klik simbol kalender di sebelah kanan kotak tanggal, lalu gunakan panah di kedua sisi bulan untuk menavigasi maju dan mundur kalender. Saat Anda mencapai bulan yang Anda inginkan, cukup klik pada hari bulan untuk mengisi tanggal.
04 Menyimpan File Arsip
Jika Anda memilih untuk melihat file arsip, Anda dapat kembali ke file data asli dengan mengklik File, lalu memilih file asli dari daftar di dekat bagian bawah pilihan yang muncul di jendela pop-up.
PERINGATAN! Jangan Ubah Arsip!
Anda tidak boleh melakukan perubahan pada transaksi dalam file arsip Quicken, hanya ke file data asli Anda. Anda dapat memastikan bahwa tidak ada perubahan yang dibuat karena kesalahan dengan menetapkan kata sandi transaksi, yang akan memungkinkan untuk melihat data tetapi tidak ada perubahan yang dapat dilakukan tanpa memasukkan kata sandi. Anda juga dapat mengatur kata sandi file agar tidak ada orang lain yang dapat melihat file atau mengubahnya.