Mulai Sistem Pengarsipan Dasar
Ada banyak informasi keuangan yang perlu diorganisasikan dan diproses, dan sistem pengarsipan yang sederhana dapat membuat pekerjaan ini tidak terlalu berat. Anda pada dasarnya dapat memecah semua dokumen keuangan Anda ke dalam kategori berikut:
- Tagihan jatuh tempo
- Dokumen penting untuk disimpan
- Barang untuk dibuang atau rusak
Sesederhana itu. Entah Anda memiliki tagihan yang harus dibayar, tanda terima atau dokumen yang harus disimpan, atau sesuatu yang dapat dibuang. Terserah Anda bagaimana Anda ingin mengatur barang-barang ini, tetapi bisa sesederhana menggunakan tiga folder individu berlabel dengan informasi di atas.
Kemudian, setiap kali Anda menerima surat atau menerima dokumen keuangan lain, luangkan waktu untuk memasukkannya ke dalam folder yang benar. Dengan begitu tagihan dan dokumen penting Anda berada dalam satu tempat yang mudah ditemukan. Anda kemudian dapat secara teratur memproses folder dan secara permanen menyimpan dokumen penting dan membuang atau mendaur ulang apa yang tidak Anda perlukan.
Simpan Dokumen Penting Diatur
Meskipun sistem pengarsipan dasar akan berfungsi dengan baik dalam menjaga keuangan harian Anda, Anda masih perlu mengatur barang-barang penting yang harus Anda simpan. Umumnya, Anda dapat menggunakan lemari file kecil dengan folder individual untuk menjaga semuanya agar tetap teratur.
Beberapa contoh dokumen keuangan yang harus Anda simpan:
- Kembalian pajak
- Polis asuransi
- Dokumen hipotek
- Laporan investasi dan akun pensiun
- Jaminan atau kontrak layanan
Berapa Lama untuk Menyimpan Dokumen Anda
Karena Anda perlu menyimpan salinan dokumen tertentu, berapa lama sebenarnya Anda menyimpannya? Dalam beberapa kasus, Anda mungkin hanya perlu menyimpan dokumen atau formulir untuk waktu yang singkat, sementara yang lain Anda mungkin ingin bertahan selama bertahun-tahun.
Berikut adalah beberapa dokumen keuangan umum dan lamanya waktu Anda harus mempertimbangkan untuk menyimpannya.
- Kembalian pajak. Ketika datang ke pengembalian pajak Anda disarankan agar Anda menyimpannya selama tujuh tahun. Jika IRS ingin mengaudit imbal hasil Anda, biasanya mereka memiliki waktu antara 3-6 tahun untuk mundur dari tanggal yang Anda ajukan. Menyimpan tujuh tahun pengembalian yang lalu di tangan akan membuat Anda tertutup dan membuat hidup Anda jauh lebih mudah jika Anda mendapatkan diaudit. Tidak hanya itu tetapi jika Anda berencana untuk membeli rumah atau sebaliknya harus menunjukkan bukti penghasilan kepada pemberi pinjaman, itu bagus untuk memiliki setidaknya beberapa tahun data di ujung jari Anda.
- Dokumen hipotek. Ketika Anda membeli rumah Anda akan duduk di penutupan dan menandatangani nama Anda pada apa yang tampak seperti ratusan halaman. Umumnya, Anda akan menerima folder besar dengan salinan dari semua yang Anda lakukan saat penutupan. Ini akan mencakup dokumen dari bank yang menguraikan pinjaman, informasi dari perusahaan real estate, informasi penilaian dan inspeksi, dan banyak lagi. Meskipun Anda mungkin tidak perlu sering merujuk hal-hal ini, Anda harus benar-benar menjaga dokumen-dokumen ini tanpa batas. Anda mungkin perlu merujuk pada mereka di masa depan dan mereka dapat memberikan beberapa informasi berharga ketika Anda akhirnya pergi untuk menjual rumah.
- Laporan rekening bank dan investasi. Jika ada satu hal yang baik tentang internet, Anda sering dapat mengambil salinan elektronik dari rekening bank dan laporan investasi Anda setiap saat. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menjaga setiap pernyataan yang Anda terima. Namun, ada baiknya untuk meninjau setiap pernyataan kertas yang Anda terima dan jika mereka triwulanan, simpanlah hingga pernyataan berikutnya tiba. Setelah Anda menerima laporan akhir tahun atau tahunan, Anda dapat mencolek semua laporan bulanan atau kuartalan dengan aman. Ini akan mengurangi berapa banyak kertas yang harus Anda simpan dan kemungkinan besar Anda dapat memperoleh salinan tambahan secara online atau dengan membuat panggilan telepon cepat.
- Tagihan dan tanda terima. Ketika Anda menerima tagihan utilitas dan kartu kredit, ada baiknya untuk menyimpan ini selama setahun setelah memeriksa untuk memastikan informasinya akurat. Kesalahan bisa terjadi dan jika Anda memiliki salinan dari pernyataan Anda yang sudah tersedia, hal itu dapat memudahkan untuk memperselisihkan kesalahan. Hal yang sama berlaku untuk tanda terima. Anda harus menjaga mereka cukup lama untuk membandingkan dengan laporan bank Anda sehingga Anda dapat menangkap kesalahan apa pun. Yaitu, tentu saja, kecuali tanda terima untuk pembelian yang dapat digunakan untuk keperluan pajak. Dalam hal ini, Anda ingin menyimpan tanda terima tersebut hingga tujuh tahun seperti pengembalian pajak Anda jika terjadi audit.
Menjaga Informasi Anda Aman
Pencurian identitas telah menjadi masalah besar dalam beberapa tahun terakhir. Pencuri dapat mengambil potongan-potongan sejarah pribadi dan keuangan Anda dan menggunakannya untuk menciptakan identitas palsu yang dapat merusak kredit Anda, menguras rekening bank Anda, dan jika tidak memberi Anda sakit kepala besar. Jadi, penting bahwa Anda melindungi dan membuang data keuangan Anda dengan benar.
Pertama-tama, pertimbangkan membeli mesin penghancur kertas untuk rumah Anda. Semua tagihan utilitas lama dan bahkan kartu kredit yang tidak terpakai menawarkan Anda menerima surat setiap bulan dapat menjadi target utama bagi pencuri. Dengan memotong-motong dokumen yang tidak terpakai Anda dapat yakin bahwa Anda telah meminimalkan kemungkinan seseorang mencuri informasi.
Ini juga berarti Anda harus mengamankan dokumen yang Anda simpan di rumah. Jika Anda hanya menyimpan semuanya di kotak kardus di ruang bawah tanah apa yang terjadi jika ada banjir? Data bertahun-tahun bisa hilang. Hal yang sama terjadi jika ada kebakaran atau bencana lainnya.
Meskipun Anda tidak dapat melindungi dari setiap kemungkinan, Anda setidaknya bisa mendapatkan lemari arsip yang kuat, kokoh, dan bahkan tahan api atau mengunci wadah yang akan membuat dokumen Anda relatif aman dan keluar dari tangan yang salah. Anda tidak perlu berlebihan, tetapi Anda juga tidak ingin semuanya hanya duduk-duduk di beberapa kotak sepatu tua di lemari Anda.
Menjadi Terorganisir Bahkan Dapat Membantu Ahli Waris Anda
Jika terjadi sesuatu pada Anda, dokumen keuangan yang terorganisir dapat sangat membantu mereka yang akan mengurus urusan Anda setelah Anda pergi. Ini dapat merampingkan penyelesaian harta Anda. Jika Anda memiliki surat wasiat, penting juga untuk memiliki surat instruksi sehingga pelaksana tahu di mana menemukan dokumen-dokumen ini.